TATA KELOLA REKAM MEDIS AGAR CEPAT, TEPAT, AKURAT, DAN EFISIEN

TATA KELOLA REKAM MEDIS AGAR CEPAT, TEPAT,

AKURAT, DAN EFISIEN

Noviyanti, A.Md.Perkes

Penyelenggaraan rekam medis sangat diperlukan sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan. Unit pengelolaan rekam medis merupakan unit yang paling bertanggung jawab terhadap pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data yang dihasilkan untuk menjadi informasi yang akurat.

Tata kelola rekam medis yang lebih efisien dan juga cepat menjadi tujuan dari banyak manajemen rumah sakit, sehingga kualitas pelayanan menjadi lebih baik. Untuk menghasilkan tata kelola rekam medis cepat, tepat, akurat dan efisien memerlukan sistem yang baik, diantaranya :

·       Assembling

Assembling mempunyai peran dan fungsi bertugas untuk memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, peneliti isi data rekam medis dan juga penciptaan dokumen rekam medis sebelum akhirnya disimpan, baik secara fisik maupun digital. Biasanya, unit kerja assembling akan menerima dokumen rekam medis dari unit kerja lain seperti Unit Gawat Darurat (UGD), Unit Rawat Jalan (URJ), hingga Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP)

.

·      Coding

Berbeda dengan assembling, coding memiliki fungsi utama untuk membuat kode dalam format huruf, angka atau kombinasi antara keduanya untuk menciptakan sebuah kode yang mewakili komponen data dalam dokumen rekam medis yang akan disimpan.

Selain itu, dalam proses tata kelola rekam medis  coding juga bertugas untuk penulisan kode penyakit, operasi medis, dan juga penemuan kembali dokumen. Dengan adanya kode ini, nantinya pencarian riwayat penyakit pasien diharapkan menjadi lebih cepat dan juga efisien.

·      Indexing

Tugas indexing yang utama seperti pembuatan tabulasi berdasarkan kode yang telah diproduksi harus dilakukan dengan tepat. Oleh karena itu, indexing harus mampu menemukan metode pembuatan indeks dokumen yang paling mudah digunakan oleh unit kerja rumah sakit lainnya.

Beberapa jenis indeks yang dibuat oleh unit dalam sistem tata kelola rekam medis antara lain adalah indeks penyakit (diagnosis), indeks dokter, indeks operasi atau tindakan, hingga indeks kematian. Biasanya, indeks ini akan digunakan sebagai laporan penunjang untuk mengukur tingkat morbiditas, mortalitas atau kematian, hingga penyebab kematian. Dengan begitu, tenaga kesehatan dapat menggunakannya untuk memberikan penanganan yang tepat bagi pasien.

                       Gambar 1. Dokumen Rekam Medis Disusun Berdasarkan Kode Nomor

(sumber: http://bppsdmk.kemkes.go.id/pusdiksdmk/wp-content/uploads/2018/09/Manajemen-Informasi-Kesehatan-III_SC.pdf)

·      Filling

Setelah rekam medis selesai digunakan dan masa retensinya telah habis, maka unit filling bertugas untuk menyimpan retensi dan juga pemusnahan rekam medis. Tidak hanya itu, unit ini juga memiliki tugas untuk memastikan agar informasi yang terdapat di dalam dokumen telah lengkap, sehingga memudahkan penemuan kembali informasi.

Gambar 2.  Petugas Rekam Medis di Ruang Filing

(sumber: http://bppsdmk.kemkes.go.id/pusdiksdmk/wp-content/uploads/2018/09/Manajemen-Informasi-Kesehatan-III_SC.pdf)

·      Analyzing and Reporting

Unit terakhir dalam tata kelola rekam medis adalah unit analisis dan juga pelaporan, yang memiliki tugas utama untuk menganalisa dan juga melaporkan sistem rekam medis yang digunakan. Nantinya, unit ini akan menghasilkan informasi yang disajikan dalam bentuk laporan yang dapat dimanfaatkan oleh tenaga kesehatan untuk pengambilan keputusan strategis oleh manajemen rumah sakit.  

Untuk menghasilkan tata kelola yang baik selain point di atas juga diperlukan petugas yang kompeten dengan didukung Sistem informasi rumah sakit yang baik sehingga pengelolaan rekam medis dan informasi yang dihasilkan cepat,tepat, akurat, dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

https://www.arsipmu.com/pengelolaan-dokumen-rekam-medis-rumah-sakit/ [diakses pada 20 April 2022 pukul 13.40 WIB]

http://journal.univetbantara.ac.id/index.php/jmiak-rekammedis/article/view/703 [diakses pada 20 April 2022 pukul 14.35 WIB]

https://aviat.id/saatnya-kelola-rekam-medis-dengan-cepat-akurat-dan-efisien/

[diakses pada 22 April 2022 pukul 12.05 WIB]

https://www.arsipmu.com/unit-pengelolaan-dokumen-rekam-medis/

[diakses pada 22 April 2022 pukul 12.30 WIB]

http://lib.unnes.ac.id/28145/1/6411412162.pdf
[diakses pada 22 April 2022 pukul 13.55 WIB]

http://bppsdmk.kemkes.go.id/pusdiksdmk/wp-content/uploads/2018/                                 09/ManajemenInformasi-Kesehatan-III_SC.pdf) [diakses pada 22 April 2022 pukul 14.10 WIB]