PERAN FILING DALAM SISTEM REKAM MEDIS DI SARANA PELAYANAN KESEHATAN

PERAN FILING DALAM SISTEM REKAM MEDIS

DI SARANA PELAYANAN KESEHATAN

Adhiar Fahdhani Nurramadhan

(Instalasi Rekam Medis BBKPM Bandung)

Filing rekam medis adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu tempat yang khusus agar penyimpanan dan pengambilan (retrieval) menjadi lebih mudah dan cepat.  Tujuan kegiatan filing rekam medis adalah untuk melindungi isi dari rekam medis dari kerusakan fisik, karena rekam medis sangat penting bagi pelayanan kesehatan di sarana pelayanan kesehatan.

Gambar 1. Proses filing berkas rekam medis

(Sumber : https://halimun-medical.com/rekam-medis-58)

Tugas Pokok dan Fungsi Petugas Filing

Bagian Filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok antara lain :

1.  Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis;

2.  Mengambil kembali (retrieval) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan;

3.  Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan;

4.  Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam medis aktif;

5.  Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis;

6.  Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan;

7.  Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.

Aturan Prosedur Filing

Seorang petugas perekam medis khususnya di bagian penyimpanan harus dapat mengikuti aturan-aturan dan prosedur sebagai berikut :

1. Ketika dokumen rekam medis dikembalikan di URM (bagian Assembling dokumen Rekam Medis), rekam medis harus disortir terlebih dahulu sebelum disimpan;

2. Dokumen rekam medis yang foldernya sudah rusak atau robek harus segera diganti / diperbaiki;

3.  Harus selalu melakukan audit dokumen rekam medis secara berkala untuk mencari dokumen rekam medis yang salah letak;

4.  Memeriksa arsip di buku peminjaman dokumen (untuk mengetahui dokumen rekam medis sudah dikembalikan atau belum atau untuk mengetahui tingkat kehilangan dokumen rekam medis);

5.  Dokumen rekam medis yang melibatkan kasus hukum tidak boleh diletakkan di rak penyimpanan;

6.  Setiap petugas penyimpanan, bertanggung jawab memelihara kerapian dan keteraturan rak-rak file. Jika file berantakan memungkinkan terjadinya salah letak;

7.  Dokumen rekam medis yang sedang diproses atau masih digunakan oleh pegawai harus berada di atas meja;

8.  Harus ada prosedur tetap dan tugas pokok kerja tertulis untuk masing-masing staf.

Sistem dan Metode Penyimpanan

Ada dua cara penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri, yaitu :

1. Sentralisasi

Yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien dirawat dibuat menjadi satu kesatuan dan disimpan di bagian rekam medis.

Kelebihan sistem sentralisasi antara lain :

a. Dapat mengurangi terjadinya duplikasi berkas rekam medis;

b. Dapat menyeragamkan tata kerja, peraturan, dan alat yang digunakan;

c. Efisiensi kerja petugas;

d. Permintaan rekam medis dapat dilayani setiap saat.

Sedangkan kekurangannya antara lain :

a. Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis;

b. Perlu ruangan, alat, dan pegawai yang lebih banyak jika tempat penyimpanan jauh dengan lokasi penggunaan rekam medis.

2. Desentralisasi

Yaitu sistem penyimpanan rekam medis dimana terjadi pemisahan antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis selama pasien dirawat. Rekam medis kunjungan poliklinik disimpan di poliklinik yang bersangkutan sedangkan rekam medis perawatan disimpan di bagian rekam medis.

Kelebihan sistem desentralisasi antara lain :

a. Efisiensi waktu dimana pasien mendapatkan pelayanan yang lebih cepat;

b. Kerja petugas rekam medis lebih ringan;

c. Pengawasan terhadap berkas rekam medis lebih ketat karena lingkupnya sempit.

Sedangkan kekurangannya antara lain :

a. Terjadi duplikasi rekam medis sehingga riwayat penyakit terpisah;

b. Biaya pengadaan rekam medis lebih banyak;

c. Bentuk dan isi rekam medis berbeda;

d. Menghambat pelayanan jika rekam medis dibutuhkan oleh unit lain.

Gambar 2. Contoh penyimpanan berkas rekam medis yang tidak teratur

(Sumber : https://docplayer.info)

Secara teori cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, tetapi dalam pelaksanaannya tergantung pada situasi dan kondisi  masing-masing sarana pelayanan kesehatan. Hal-hal yang mempengaruhi situasi dan kondisi tersebut antara lain :

1. Terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan berkas rekam medis

2. Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola pemerintah daerah

Daftar Pustaka

1.    Permenkes RI No. 269/ Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis

2.    Dirjen Yanmed Depkes RI, 2006, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis di Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II

3.    Apriliani, Fauza (10 Juli 2015). Sistem Penyimpanan Rekam Medis Dan Ruangan Pengelolaan Penyimpanan Rekam Medis URL https://ochatwenty one.wordpress.com/2015/07/10/sistem-penyimpanan-rekam-medis-dan-ruangan-pengelolaan-penyimpanan-rekam-medis/ [ diakses pada tanggal 5 Juni 2022 pukul 09.43 ]

4.    Riadi, Muchlisin. (2018). Tujuan, Jenis, Isi dan Penyimpanan Rekam Medis URL https://www.kajianpustaka.com/2018/11/tujuan-jenis-isi-dan-penyimpanan-rekam-medis.html [ diakses pada tanggal 5 Juni 2022 pukul 09.37 ]

5.    Borneo, Admisi Husada. (2022). Sistem Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan Aturan Depkes RI URL https://stikeshb.ac.id/sistem-penyimpanan-rekam-medis/ [ diakses pada tanggal 5 Juni 2022 pukul 14.32 ]